時間管理與聆聽的技巧後記

2008-09-05

時間管理與聆聽的技巧後記

合寅管理顧問 簡文良

隨著快速變遷時代的來臨，在工作量繁雜，同時又要在限定時間內完成很多工作的壓力下，多數人常會有「時間不夠用」的感嘆。有這種感覺的人，一定要好好檢視一下自己的時間管理，不管在個人生活上或公司工作上是否還有可以改進的空間。時間管理對每個人來說似乎都是一個必須學習，然後持續改善的永久課題。
合寅管理顧問 簡文良

8月20日在石油情報社林口教室開課的時間管理課程，主要是幫助業務人員如何有效利用時間，完成公司交付目標。總計有12個人參加了這個課程。課程的進行從每個人的時間價值與預算談起，然後談到目標如何設定及要達成目標，如何將大目標，轉成中程目標，再轉成活動，再轉成可以按日及小時來計劃的行動計畫，然後放入時間表的過程。相信對不知如何做時間計畫的人來說，應該會有一些啟發的作用。

有的人不喜歡做計劃，因為計畫總趕不上變化，變化比不上老闆的一通電話。這雖也是事實，但有計畫總會比沒計畫強，有計畫時，即使有變化，還可以知道哪些該做還沒做，也可以分析中間的成敗得失，即使失敗也能知道自己是怎麼死的。而沒有計畫，中間的差別就是，失敗了不會知道自己是怎麼死的。

拖延是出現時間管理問題的普遍原因，帶來的問題包括：首要的活動不能準時完成、不能全部完成，或在最後一分鐘，在很大的壓力下才能完成。幸而，拖延是可以處理的。



短暫拖延有三個基本原因，就是：

???

?我不喜歡做……

?

我不知道怎樣做……

?

我還沒有準備好做……

針對這三種可能造成拖延的根本原因，全班同學被分組，再進一步的討論、分享可能的因應之道。相信學員應該已從課堂討論裡面得到一些心得，無形間建立起自己管理時間延遲的策略。



當天下午進行聆聽技巧的課程。聆聽的技巧與時間管理一樣，都是每個人的必修基本技能，只是一般人不太在意。它對一般的人使用來說都是很重要的。當與人談話，使用聆聽的技巧，可以讓你掌握住說話者的重點，展示出你對說話者的尊敬，以致說話者更加願意跟你分享他更多的資訊。當與人談話，有時我們會心不在焉，有時我們心有旁騖在想事情，這是有原因的。根據科學家的觀察，我們腦子的運轉速度比我們聽力要快了三倍，導致我們在聽時有差不多兩倍的時間是空著的，我們就是在這兩倍空的時間中，出神了。聆聽的技巧就是訓練我們，在談話中，能培養出積極聆聽的態度，這可從培養聆聽的需求，建立起聆聽的雷達做起。課程中就是引導學員從逛聆聽商店中，了解自己的聆聽需求，建立自己的聆聽雷達，學習處理內部干擾與外部干擾的方法，保持積極開放的心態，引導談話的流程。經過幾個課程活動下來，學員應已能掌握住積極聆聽的技巧，相信在未來的工作上，定能因為比別人對聆聽多一點的了解而能從客戶中取得更多的資訊，獲得客戶的尊重，建立起顧問型行銷的長久業務關係。